忽略电子邮件的隐藏成本

今天的工作专业人员正在发送电子邮件-它吞噬了我们每周工作的28%。但这还不是最糟糕的部分。我们经常觉得自己像inboxs的奴隶，以至于我们忘记了另一端有人类。

想想你上次发了一封重要的邮件却没有得到回复是什么时候。你的第一反应可能是，他只是很忙。几天后，你想知道，他收到我的电子邮件了吗？几天后，我做错了什么？那么，总是，真是个混蛋!

近年来，对电子邮件不及时回复变得越来越 “可接受”，或者更糟的是，根本不回复。听着，我明白了。我们都很忙。但这不是不良行为的借口。响应时间是一种非语言提示，可以说明我们是谁，无论好坏。

为什么不回应是有正当理由的。忙碌的人通常有很大的意图，但执行失败。这是 “电子邮件太多，时间太少” 的情况。他们可能会看到一条消息，计划稍后回复，然后忘记。事实上，有证据表明，在团队中担任核心角色的人反应迟钝，仅仅是因为他们收到的消息数量多。

也可能是我们自满。自满的人通常会出于某种原因，有意识或无意识地保持沉默。在良性的一端，他们担心说不，或者提出一个棘手的问题。在极端情况下，他们傲慢自大，自我吸收或挥舞自己的力量。正如一位医疗保健主管所观察到的那样，“如果他们觉得自己高于你，他们可能会觉得没有动力，或者你不应该 '得到回应。”

如果你认为你对电子邮件的良性忽视并没有伤害你，我讨厌打破你的泡沫。这种行为可能会比你意识到的更让你退缩。

在一项研究中，对那些花了两周时间回复电子邮件或根本没有回复的人进行了更严厉的评估，分配了更多的负面意图，并且被认为比响应的人更不可信。根据作家玛格丽特·赫弗南 (Margaret Heffernan) 的说法，“您如何处理电子邮件说明了您的可靠性。”

简而言之，如果您不回应，人们将不会信任您。当他们不信任你时，他们不会尊重你。当他们不尊重你时，他们永远不会认为你是可信的。

如果没有现成的解释，电子邮件沉默就会损害人际关系。令人震惊的是，如果你公然忽略他们的电子邮件，许多人会把它当成个人。他们想知道，我还不够重要吗？

我有一个客户是财富500公司的C级主管。尽管她非常忙，但她是我认识的反应最快的人。在她的职业生涯中，她看到了 “聪明的有才华的人，他们因为完全不可靠而出轨了。”她发现，当您可靠时，即使您并不总是对的，人们也会希望您加入他们的团队。

我提出了反应革命的六个步骤。

1.把响应作为优先事项。

反应从正确的心态开始。接受这样一个现实，即你的反应时间充分说明了你的性格。为了在生活中取得成功，你不能忽视电子邮件。而且由于大多数人对此感到轻度至中度内，因此他们会对您的及时性感到惊喜。

2.组织起来。

我知道有人目前在他的收件箱中有2,000消息。尽管他是一个善良而体贴的人，但他每天都让人们闲逛。如果没有时间和电子邮件管理系统，就无法做出响应。无论你是夺回你的生命，还是专注于收件箱零，找到一个适合你的系统并坚持下去。

3.选择一个响应窗口

做出响应很重要，但是您必须找到一个平衡点，这样您就不会成为电子邮件的奴隶。选择一个你可以坚持的窗户。因为研究表明，85% 的回复是在29小时内发送的，所以我建议您在一到两天内回复电子邮件。但是，如果这太激进了，请从三天的目标开始。如果你是一致的，人们就会知道你在努力，会发生什么。

4.确认收据。

正如一位高管最近告诉我的那样，“每个人都很忙，但没有理由至少不承认一个信息。需要五秒钟。”我非常同意。如果您发送诸如 “收到您的电子邮件” 之类的回复。我本周被绑住了，但会尽快回复，大多数人会理解的。你会给自己赢得善意和更多的时间。

5.需要的时候说 “不”。

如果有人问你一些你不能做或不会做的事情，看在上帝的份上，就告诉他们。认为 “没有回应就是新的否定” 是被动的攻击性、懦弱和粗鲁的。即使陌生人给你发了一封电子邮件，也要给他们专业的回复，“非常感谢你的请求。很抱歉我帮不了你。”这将花费您不到15秒的时间，他们将摆脱困境。正如《纽约时报》上提到的那样，“我们大多数人都能处理拒绝。我们不能应付不知道。”

6.如果你从马车上摔下来，道歉。

没有人是完美的，我们偶尔都会错过一封电子邮件。如果发生这种情况，请原谅: “请原谅我花了这么长时间来回应。”不要找借口，道歉然后继续前进。毕竟，你只是人类，只要你不养成习惯，你就会保持他们的尊重。

最重要的是，永远不要忘记每封电子邮件的另一端都有一个人。那个人有自己的截止日期、不安全感和压力。就像你一样，他们可能已经尽力了。

我想开始一场响应的革命。让我们让世界变得更美好，更文明，一次一封电子邮件。你觉得怎么样... 你愿意加入我吗？