将员工退出的威胁缩小为专有信息的5种方法

员工离职是对公司专有信息的最大威胁之一。

当然，员工需要获得这些信息才能完成工作。但是，当他们离开公司时，他们可能会将其用于公司，特别是如果他们继续在同一行业工作。雇主经常忽略其关键信息的这种风险。

根据我在这些情况下帮助公司的经验，以下是将风险降至最低的五种方法:

1.进行离职面谈。当员工离开公司时，离职面试是保护专有信息的最有力工具。在员工的最后一天或附近，与他们会面，以解决他们离职时的实际和法律问题。

如果员工以前签署过保密、竞业禁止或类似协议，请提醒他们这些合同义务。如果他们没有签署这些协议，离职面试仍然为您提供了一个机会，提醒离职员工他们不能透露您公司的商业秘密。让离职员工签署对其持续保密和不竞争义务的确认，以及他们退回所有公司文件的确认。

离职面试是收集员工下一步将在哪里工作的信息的好时机，如果他们将为竞争对手工作或创办竞争企业。如果他们不透露这些信息，你就会知道要保持警惕。如果您担心任何离职员工，请尽快咨询合格的律师，因为在这种情况下，时间至关重要。请务必获取员工的联系信息，包括他们的地址和电话号码。如果有必要提起诉讼，您的律师将需要知道将流程服务器发送到哪里。

2.收集公司设备。希望您已经保存了提供给每位员工的所有计算机，电话和其他设备的清单。(如果没有，则应立即实施此过程。)在进行离职面谈时，确保所有这些都被退回，并让离职员工书面承认合规。

3.禁用电子访问。建立例行程序，以切断员工离开后立即访问电子邮件和其他电子系统的权限; 禁用访问的任何延迟都会使您的信息面临风险。

4.审计数据使用。由于员工通常在离开之前很久就开始计划离职，因此请使用IT解决方案来确定他们是否在最后一天之前的几个月中不正确地下载或通过电子邮件发送了包含专有信息的文档。如果是这样，请咨询律师以讨论您的选择。

5.通知客户和供应商。如果离职员工与客户和供应商等第三方合作，请确保他们知道员工的离职。让您的客户和供应商知道他们应该与谁合作。如果供应商可以访问您的专有信息，请确保他们知道他们无法再与离职员工共享此信息。

注意离职员工与留在公司的员工之间的关系。如果这些都是亲密的友谊，那么剩下的员工以后总是有可能给那些留下专有信息的员工，无论是有意还是无意的。

另外，不要忘记雇用新员工来代替离开的员工。确保新员工不会违反与前雇主签署的任何不竞争或类似协议。当被雇用时，他们应该以书面形式确认这一点。如果您想雇用与以前的雇主签署了竞业禁止协议的员工，请先咨询律师。

如果新员工将受贵公司的非竞争协议或保密协议的约束，请确保它们已签署并注明日期。(虽然这似乎很明显，但非竞争协议通常未签署。)

员工离职是公司发生的一切的正常部分。通过主动解决这些离职带来的风险，您可以最大程度地减少不必要的专有信息披露，并在披露此信息时使自己处于最佳状态以做出反应。