如何阻止会议扼杀初创企业

会议，对于任何一个在公司工作的人来说，常常会让人觉得是你工作日的祸根——一个黑洞，吸走了你的工作效率和注意力，扼杀了你完成待办事项清单或收件箱里堆积如山的邮件的机会。

另一方面，对于初创企业来说，会议往往是有趣的、令人兴奋的、有创意的和鼓舞人心的，而不是枯燥乏味的。然而，在每一家初创企业的生活中，都有一个点，那些低能、迂回的讨论开始占据主导地位，扼杀决策和创造力，而不是激发创造力。

那么，当“糟糕的会议”发生在你身上时，你是如何认识的呢？

作为一个拥有企业银行软件背景的企业家，我认为一个糟糕的会议似乎是显而易见的：没有目标，零结构，没有人在会议上掌舵，有权作出真正的决定。

例子？我曾经在澳大利亚的一家瑞士软件公司工作，担任一个有300多人参与的项目的“配置专家”。

在这300人中，超过70人是项目经理，不到30人是开发人员。为了激励我们，项目总监请来了一位Spotify项目经理——我们叫他Daniel——让我们尽情享受敏捷项目管理的好处。

有一次，丹尼尔让我们“如果你是开发人员，请举手”，在茫茫人海中看不到一只举手。这是一个有趣的，如果有点刺耳的时刻，意识到在这个项目中没有人认为他或她自己在做繁重的工作--这个项目的繁重的工作。所有的领导者，没有追随者。。。

这种动态促成了一些非常（不）有趣的会议。有时，会有一个完全由项目经理组成的聚会。有时，只有一个开发人员或主题专家，但这个人来自错误的团队。

在路上，我目睹了惨叫的比赛、退场（我也是其中之一）、厚颜无耻的睡觉行为，或是专家或决策者未能到场时的简单取消。所以，随着时间的推移，我失去了兴趣，最终跳槽创办了自己的创业公司Ora Organic。

在奥拉，在会议方面，我们与每一个重要的人、所有需要的专业知识和任何人都可以要求的所有决策者进行了愉快的几年聚会好吧。那么有一天，很明显我们撞到了墙上。再说一次，在会议方面，事情进展得非常非常顺利错了。这里我会看到：

会议开始了，有人会问，“谁想开始？“如果没有人带头，人们会以此为线索来讨论他们想要的任何事情——通常是在过去一周Buzzfeed上出现的其他初创公司所做的笔记太模糊了，没有任何意义，或者只是在正念日记的页面上涂鸦注定要死去我们会结束会议，没有行动项目，没有下一个 步骤。全部我们中的大多数人离开会议时会比我们进入会议时更累。

当你在一家节奏很快的初创公司开会时，唯一不变的就是变化，结构仅次于行动。很难花时间去思考你为什么要开那个会议。

这就是为什么有一天，在一次特别枯燥的营销讨论之后，我们坐下来确定到底是什么原因导致了我们的会议出错。以下是我们总结出的导致糟糕会议的五个原因：

1.没有议程项目。

在初创公司，人们倾向于即兴地在头脑中浏览议程项目，而不是将其定义为一个列表来系统地解决。一个好的议程是保持话题、指导和鼓励解决方案的最佳方式，同时让你的团队关注奖品。

2.会议组织者没有指定领导，也没有设定目标。

会议组织者有责任确保有人负责保持会议的正常进行，并朝着一个共同的目标努力。据Robert Half所说，Method products的Moira Cullen让她的领导把问题和解决方案放在首位，让他们负责礼仪、代理和目标，确保没有好的理由就不会召开会议。

3.没有正式的记录员。

Facebook已经开发了模板，使用公司wiki平台Confluencet来确保没有遗漏任何重要的行动项目。好的会议笔记可以提高那些不能参加的人，以及那些通过视觉而不是听觉学习的人对关键主题的理解。好的记录保留口头决定的记录，以备将来确认。

4.会议主持人是低能量的。

《福布斯》的一篇文章称，纽约州立大学北部医科大学的布雷特•斯坦伯格认为，能源是有效领导的关键因素。房间里（或屏幕上）的每个人都会从会议主持人那里获得自己的精力和线索，因此，如果这个人反应迟钝、不感兴趣，那么其他人肯定也会有同样的感受，或者陷入离题讨论。

5.没有决策者参加。

正如麦肯锡公司（McKinsey&Company）所指出的，确保每位与会者的角色得到明确界定是第一步。从这里开始，会议领导人应该问问自己：“我是否有人可以代表公司授权战术或行动？”如果没有，是时候回到绘图板上了。

那么，作为一家初创企业（或任何规模的企业），你能做些什么来阻止糟糕的会议呢？

结束糟糕会议的结构性解决方案

关于团队动力学以及如何在最短时间内从小组讨论中获得最大产出的最有效方法，存在着许多理论，但在我们公司，我们发现自己需要一些更具操作性、更实际的东西：为21世纪初创企业而设的会议。

1.会议类型

我们提出了五种会议类型，适合90%以上的日常会议：

一般更新——这和听起来完全一样：团队对公司或部门目前发生的事情的更新。这些会议应该是有趣的和高能量的，并专注于胜利！（建议长度：10到15分钟）的项目更新——与一般更新类似，但更注重细节，关注特定项目的进度。这就像你典型的敏捷站立；你让项目中的每个人都同步，然后让每个人都回去工作。（建议长度：15到20分钟）计划会议——计划一个项目或一系列任务或事件，或分配角色和行动的经典会议。一个强有力的、精力充沛的领导者绝对是关键，所以不要一开始就没有领导者！（建议长度：30到60分钟）的演讲--一个我们都害怕的会议。但是，为演讲长度设置一个好的框架，并在最后进行结构化的问答，可以将枯燥的演讲变成人们真正参与并记住的演讲。（建议长度：20到30分钟，5到10分钟的问答）协作编辑-绝对是会议类型中最具创造性和流动性的，协作编辑是将一小群人聚集在一起，启动一个项目或任务，或将其完成。（建议长度：30到60分钟）

2.会议议程

为了补充我们公司范围内的会议类型，我们制定了一套议程要求，以帮助我们的员工充分利用他们安排的会议：

将在会议上讨论的项目的要点清单指定的讨论/会议负责人将推动会议的进行指定的记录员将记录会议笔记和外卖一套清晰的目标，以提供符合会议形式的结果

好的会议目标。甚至如果议程中没有明确说明，那么neeting keader应该拥有会议目标，并且在纠正讨论过程中保持警惕，如果讨论偏离了轨道。

寻找议程的例子？在这里找到一些我们的。

说起来容易，练起来难

在初创企业中建立结构是很困难的。新的规则会让人感到窒息、限制和不必要。当我们创办公司时，我们试图摆脱大公司制定的规则和制度。

然而，随着千禧一代初创企业典型的快速增长和迭代，体贴、深思熟虑和移情的结构实际上可以让人感觉到授权，并将年轻和雄心勃勃的团队提升到一个新的水平。