改变电子邮件方式的11种策略

管理电子邮件可能是一件苦差事。它可以从更重要的任务中窃取时间，甚至使您的大脑迟钝。伦敦大学的一项研究发现，那些不断检查电子邮件的人可能会看到智商下降10点，比吸烟时下降得更厉害。不仅如此，一些人估计，由于不必要的收件箱混乱，企业每年可能损失6500亿美元。那么，你能做些什么来防止时间、金钱和脑力的损失呢？以下是赢得控制权的11种策略。

1.走捷径。编写模板化的响应，可以轻松更新以简化回复过程。例如，Google实验室甚至提供了一种称为 “罐头回应” 的选项。要创建适合您的罐头回复，请在写任何电子邮件时考虑 “有人会再问我这个问题吗”。一些生产力专家甚至将这些保存为可以在办公室或旅途中访问的签名。阅读更多: 6个经过战斗测试的技巧来结束电子邮件过载

2.写更好的主题行。在您的主题行中添加一个动词-确认，讨论，审查-以更好地帮助您的收件人了解他们需要做什么。这种策略将有助于刺激行动，并在写作时使您保持目标。确保它对搜索友好。问问自己: 这个主题行有你将来容易找到它所需的关键词吗？阅读更多: 使用此思维定势shift3定位更好的电子邮件回复。保持简单。生产力专家Jason Womack建议您将电子邮件保留到一个主题。他说，只有当人们对所有被问到的问题都有答案时，他们才会做出回应，这样更简单的电子邮件就可以确保更快的回应。阅读更多: 如何让他们给你回电子邮件

4.神奇的五句话-电子邮件。有效的电子邮件将回答这些问题-您是谁？你想要什么？你为什么要问？我为什么要帮忙？下一步是什么？如果可以的话，试着把你的笔记保持在五个句子甚至三四个。限制自己将帮助您专注于重要的事情。相关: 生产力救命稻草: 5句话的电子邮件

5.指定时间。关闭警报，以便在不经常查看收件箱时看到完成了多少工作。并设置一个计时器。专家建议您每天仅检查2-4次电子邮件，每次会话仅阅读45分钟的电子邮件。相关: 驯服电子邮件野兽

6.BCC你自己。需要跟踪你的后续行动吗？考虑在这些电子邮件上抄送自己，然后将它们移动到标有 “跟进” 的文件夹中。只检查这个文件夹，而不是你的收件箱，以保持你需要完成的工作，这样你就不会分心。相关: 如何使用BCC组织您的电子邮件7。改为发短信、聊天或打电话。当讨论导致两封以上的电子邮件时，请拿起电话或开始聊天。提供您的电话号码，以指示您信任的人传达紧急消息，尤其是在您不在办公室的情况下。阅读更多: Gmail黑客为您的企业额外的生产力评分相关: 何时打电话与何时发邮件

8.训练你的同事。如果对话解决了，请写 “不需要回复”，以防止在您的盒子里有更多的电子邮件。强调当员工不能最好地回答问题时，他们不应该觉得有必要回复邮件。相关: 驯服电子邮件野兽

9.不要回复。仅在需要时回复，不要先处理非紧急电子邮件。如果 “询问” 不清楚，请不要回答。你不应该浪费时间试图理解一个没有经过深思熟虑的请求。相关的: 技术会扼杀你的生产力吗？

10.自动化一切。取消订阅不需要的新闻通讯，自动将其他人定向到特定文件夹，并将不需要的任何内容立即移至存档。使用Google日历之类的工具来安排会议，从而无需无休止的 “您何时有空” 电子邮件链。相关: 出色的生产力技巧使您的一周取得胜利

11.保持警惕。收件箱中只保留两种类型的电子邮件: 那些你还没读过的，那些你马上就需要的。缩小收件箱后，您只能专注于与您现在正在处理的内容相关的消息。相关: 5种技巧来驯服你溢出的电子邮件收件箱