如何快速无痛地完成5项常规人力资源任务

马特·斯特拉兹 (Matt Straz) 将出席在™纽约市举行的企业家360 2015年10月7日会议。他将加入一个专家小组，讨论发展公司的有效招聘策略。立即注册。

企业主没有太多时间可以抽出。在与客户打交道和领导团队之间，人力资源需求很容易被搁置。

许多公司在人力资源方面只是做了最低限度的工作 -- 一点点入职，一点点员工关系，以及员工和劳工信息的必要文件。所有这些管理任务都从一个经常过度工作的人力资源总监或办公室经理那里花费了宝贵的时间。相反，他们可能会专注于人力资源的人性方面，比如与更高的人一起制定战略，或者找到下一个优秀的员工。

有更好的方法。以下是一些人力资源流程，使组织花费了不必要的时间和金钱，以及他们应该做什么:

1.新员工入职。

当谈到新员工入职时，第一印象很重要。企业主90% 在阿伯丁的新员工入职2013中说，新员工决定是否要在任职的第一年内留在组织中: 看新员工报告。

通过让新员工提前在线处理入职文书工作，使入职尽可能顺利和无痛。他们第一天的前半部分不应该花在填写表格上 -- 这有可能很快让新员工离开。相反，他们应该了解公司并参与他们的新角色。

自动化文书工作是节省时间和金钱的关键，但这里还有其他需要考虑的事情: 我们是与其他人类联系最好的人类，而不是技术。一旦所有虚线都签名了 (最好是电子方式，以便于数据传输)，领导者应该考虑谁将帮助新员工融入他们的角色。

为每个新员工分配一名导师。这个人应该不仅仅是他们一周的教练，而是在最初的几个月里去寻求问题或建议的人。

2.有利于入学和教育。

没有良好的准备，福利入学可能是一场噩梦。新员工和现有员工用注册问题轰炸人力资源部门-人力资源部门可能不知道其中一些问题。

通过使用现代注册技术减轻人力资源负担。完全无纸化，选择一个系统来指导员工通过电子签名，福利专家可以回答诸如 “哪个计划适合我？” 之类的问题。为了节省更多时间，请将您的福利系统与工资单集成在一起。

3.时间表和工资单。

格雷琴·加维特 (Gretchen Gavett) 在1月的《哈佛商业评论》上发表的文章表明，员工在回忆和准确记录工作时间方面表现得多么糟糕。

实际上，根据文章中强调的AffinityLive研究 (去年夏天对500专业人员进行调查)，填写时间表少于一次的员工只能35% 准确。精度随着频率的提高而提高。每天记录一次时间的员工的准确性是其两倍以上。

为了更准确地跟踪时间，允许员工每天以电子方式记录他们的时间，并使其成为一个简单、自动化的过程。此外，使用直接与工资单集成的时间跟踪系统。而且不要再浪费时间削减支票了-如果还没有直接存款，请提供直接存款。

4.休假请求。

在许多组织中，以下是超时请求流程的样子: 员工在纸上填写请求并将其放入经理的收件箱中。假设经理批准了。他们将其提交给HR。HR将其记录并调整工资 (如果适用)。对于人力资源和员工来说，这是一个漫长的过程。

相反，允许员工以电子方式提交请求，以更快地批准并在工资单中自动记录文件。使用允许员工查看公司休假政策、假期以及他们有多少pTO的程序，这样他们就可以随时了解情况，更有效地管理休假时间。

5.更新员工信息。

HR每天花费数小时来输入和管理有关薪资，税收和福利的员工数据。但是，由于时间不足，人力资源的另一面往往被搁置一旁-人力资源管理的软性一面，例如生日，周年纪念日和绩效里程碑。要跟踪很多。

谁比员工自己更好地跟踪员工信息？创建一个系统，允许员工更新和管理自己的个人资料 -- 就像他们在社交媒体上所做的那样。这将帮助人力资源部门随时了解所有重要的员工数据，而无需通过电子邮件或亲自询问。

员工感到更有权力，人力资源部将有更多时间去做真正重要的事情 -- 与员工建立联系并庆祝员工。