精简沟通的5大实践

每个人都知道时间等于金钱。然而，这并不能阻止企业进行无休止的沟通，让员工忙于处理大量来回的电子邮件和备忘录。

这种不间断的讨论意味着，本来可以花在工作上的时间反而专门用于谈论工作。为了更好地利用团队的时间，您需要简化沟通，并开发一个高效的系统来使用您每天接触的平台。

要快速获取必要的信息并完成更多工作，请使用以下五种策略来简化您的沟通:

1.尽早决定每个通信渠道的功能。

有了如此多的沟通渠道，确定每个渠道的目的从未像现在这样重要。例如，我将我的收件箱用作正在运行的任务列表，在任何给定时间打开20到30个线程。一旦任务完成，我关闭线程并将其存档。考虑一下您要如何使用频道，不要偏离该选择。

所有业务沟通都应简洁明了，并包含特定的行动点-或响应特定的行动点。操作完成后，请关闭线程并将其存档。强迫自己将交流与行动联系起来可以帮助你避免 “争论电子邮件”。

2.建立通讯使用制度。

如果没有一个既定的系统来使用它，沟通渠道会消耗你比你意识到的更多的时间。电子邮件为此臭名昭著，每次刷新都会中断工作。不要立即刷新，而是将收件箱设置为更长的时间间隔，例如每10分钟一次。

从那里开始，优先考虑你的沟通。首先响应最紧迫的消息。然后，安排全天的时间浏览收件箱，看看底部的任务是否停滞不前。我建议每天做两次。

3.在你的书面交流中避免争论。

如果你在寻找某人的意见，书面交流不是合适的渠道。从屏幕上的单词中收集音调几乎是不可能的。相反，安排一次面对面的会议。员工在直接与同事交谈时无法 “读懂” 同事可能会或可能不会说的话，从而避免了错误的解释。

4.收回你的收件箱。

我不相信机器人能真正组织交流。与其依赖垃圾邮件过滤器，不如先订阅邮件列表。电子邮件 “贪睡按钮” 也可以这样说。处理重要的，删除不重要的。

5.为最紧急的事情预留短信。

你没有太多的空间通过短信传达信息 -- 不管你相信你的交流有多简洁。只为最紧急的业务事项留下短信。

根据麦肯锡全球研究所 (McKinsey Global Institute) 的一份报告，普通员工每周大约花费28% 的时间来处理电子邮件，另一20% 则是在寻找内部信息或可以帮助完成任务的同事。这浪费了很多时间和工作效率。

当您简化沟通并在正确的时间以正确的长度开始使用正确的媒体时，您可以确保您的同事和客户阅读您的沟通并采取行动。简而言之，您会得到更快的响应。

更重要的是，你花在沟通上的时间更少，这让你腾出了时间去完成实际的工作，你的沟通本身变得更加专业。这种专业精神会影响你周围的人。随着公司的发展，您的员工将更倾向于采用这种精简的沟通方式，并且您的企业将采用统一的声音，可以消除所有争夺注意力的噪音。

即使您并不总是 “随时随地”，在整个组织中进行清晰，简洁的沟通也至关重要。你越简洁，你的员工和客户花在理解你的信息上的时间就越少，这给他们留下了更多的时间来推动你的底线。