将正确的通信类型与场合匹配

“每个任务都有一个工具，每个工具都有一个任务，” 《权力的游戏》中的角色温·兰尼斯特 (win Lannister) 宣称。泰温 (Tywin) 指的是剑，而通信凳子也可以这样说。

选择正确的通信工具需要考虑手头的任务，收件人，消息的紧迫性以及消除可能的误解的重要性。喜剧演员Key & peele完美地说明了视频中关于发短信的潜在误解。

交换可能以电子邮件对话开始，过渡到消息传递应用程序，最后以电话结束。这是一件坏事吗？不一定。考虑以下通信选项以及每个选项的好处和陷阱:

电话。

当商人需要立即与某人联系时，打电话是很棒的。但这是一种中断，通常是在不知道接收者在做什么的情况下发生的。那个人是在吃饭，看电影还是在给孩子读睡前故事？

在拨号之前，请考虑某人在哪里，以及消息是否紧急或可以安排对话，以便其他方准备接听电话。由于还有其他干扰较小的选择，因此应谨慎使用电话。

一个例外是调用企业获取信息。

电子邮件。

人们的收件箱里充斥着工作和个人电子邮件以及公司的促销信息，尽管可以管理收件箱，以便轻松检索重要信息。电子邮件似乎是进行业务交流的最简单方法: 几乎每个人都在使用它，它非常可靠。

但是人们以冷漠的方式管理他们的收件箱，一些收件箱每天只检查几次。因此，如果一条消息需要更立即的回复，请考虑即时消息。

即时消息。

当发件人寻求比电子邮件更直接的回复时，即时消息及其表亲 (短信) 会成为公报。这些通常缩写的消息不需要冗长的响应。发送到aphone的即时消息要求发件人知道被联系的人的手机号码。

即时消息和文本往往在彼此认识并且乐于使用这种方法进行交流的人之间共享。但是，正如Key & peelevideo所展示的那样，没有语音背景的短消息可能会被误解。

考虑沟通的紧迫性和与他人的熟悉程度。信息被误解或误解的风险很高吗？无辜的 “你在哪里？” 信息被误解为 “你为什么不在这里？” 当意图是 “我们现在正在吃蛋糕，但如果你在附近，会等到你到达。”

即时消息，beyondAOL的AIM和Google环聊已经发展了许多选择，这意味着一个人可能会下载多个应用程序来容纳世界各地的朋友和业务联系人。对于移动设备和个人使用，应用程序包括ychat，WhatsApp，Line和ICQ，而Kik，WeChat和KakaoTalk等应用程序在特定国家/地区拥有庞大的社区。

最终，当您可以与认识的人进行快速但简短的对话时，应该使用即时消息和文本。

邮政邮件。

通常被称为蜗牛邮件，由于与数字邮件相比，它需要花费时间进行传输，因此，当需要更个性化的方式时，邮政服务公司发送的信件仍然是一种有效的通信方式。在人们经常发现他们的实体邮箱里充斥着账单、目录和其他广告的时候，一个手写的信封仍然受到关注。

无论是来自全国各地朋友的aChristmas卡，还是对商业伙伴的感谢，postis发送的信息仍然是一种相当可靠且廉价的方式，可以与远方保持联系。

面对面的对话。

与上述数字替代方案相反，面对面的对话可以澄清误解，让人们接受身体语言和其他视觉暗示，更好地了解彼此并形成更牢固的联系。但是，当同事，客户或供应商在地理上分散时，业务的步伐决定了数字手段。

视频交换。

使用视频会议可以消除冗长的电子邮件线程，并让一群人同时处理项目。许多协作工具包括聊天和视频选项，以便可以实时共享想法。

Forwork讨论与同事，合作伙伴和其他业务联系人一起，在大型Microsoft Exchange公司环境中使用的视频服务kypeandlync是流行的工具。

这类通信工具正在增长，但它们的使用受到收件人访问可访问Internet带宽和成本的影响。旧习惯很难改掉，许多人开始尝试通过电子邮件进行通信，因为安排大型小组会议可能是一项艰巨的任务。

最终，为通信任务选择的工具应考虑接收者以及他或她使用此设备的频率。请记住，电子邮件和即时消息缺少上下文。新闻的Certaintypes可能会在亲自，电话或视频中获得最好的信息。直到晚餐后很久才可以查看今天午餐的电子邮件邀请。