为什么供应商可以制作或破坏您的活动

本节选是Entrepreneur.com第二季度创业工具包的一部分，该工具包探索了各行各业创业的基础。

在开始你自己的活动策划业务时，企业家出版社的工作人员和作家谢丽尔·金博尔 (Cheryl Kimball) 解释了你如何开始活动策划行业，无论你是想兼职还是全职策划从第一个生日派对、成年礼或婚礼到政治筹款人和产品发布。在这篇编辑摘录中，作者提供了一些关于寻找可靠供应商以及如何与他们进行大量谈判的关键技巧。

成功的活动策划者业务的核心是一支可靠的供应商团队。怎么强调都不为过: 你的活动甚至会被一个坏供应商破坏。就像一个坏苹果毁了很多一样，一个坏供应商可能会在您的客户对整个事件的印象中留下不好的印象。也许花店带着枯萎和褪色的装饰品到达。或者你雇的歌手听起来更像是一只嚎叫的狗，而不是专业的女歌手。很难从客户和与会者的脑海中抹去这些图像。要找到一流的供应商，您必须进行尽职调查。

您需要为活动雇用的供应商类型包括:

艺术总监: 处理设计，计算机成像等餐饮服务/调酒师: 提供食物和饮料书法家: 处理邀请函和标牌装饰器上的文字: 提供花卉布置图形艺术家: 设计和执行活动海报或邀请者摄影摄影师/摄像师: 照片，记录和保存活动表演者: 提供娱乐运输/停车人员: 驾驶和停放车辆

即使错误是供应商的错，不幸也会反映在您身上，因为您正在管理事件。这就是研究供应商如此重要的原因。活动策划人大卫·格兰杰 (David Granger) 格外小心。“选择供应商意味着了解他们并信任他们，” 他说。与大多数活动策划者一样，总部位于纽约的策划者Jaclyn Bernstein在做出选择时考虑了长期的关系。她甚至通过认识她的小贩做生意。

她说，俄亥俄州的活动策划人乔伊斯·巴恩斯-沃尔夫拥有 “中西部最好的Rolodex”。所以她知道谁适合参加活动。“我可以从这个地区吸引最优秀的人，” 她补充道。

成功的活动策划者说，在寻找最好的供应商时，最好的主意是提出问题并仔细听取答案。向其他活动策划者和客户询问他们与供应商的经验。最好和最差供应商的名字将一次又一次地被提及。保留推荐和声誉受损的清单。有了这些列表，开始研究您的A-list上的供应商，记录以下信息:

供应商名称、地址和联系信息服务区域所需交货时间付款政策退款政策折扣提供专业项目/服务保险范围持有的许可证和许可证类型

这个供应商文件非常重要，因为它可以为您节省数小时的研究时间。通过掌握所有这些信息，您将能够更有效地进行供应商搜索。随着每个新事件的发生，继续构建此文件。

在您首次雇用供应商之前，请先了解有关公司历史的所有信息。也要推荐信。或询问您是否可以参加供应商提供服务的活动。一旦你满意了，确保你有一份文件，表明公司将为你的活动做些什么。供应商建议应包括以下内容:

服务的完整描述设备供应商的描述将提供附加服务的除名供应商将提供，如果有任何费用和付款条件的描述，则计划信息保险，担保和其他风险管理实践的证明供应商要求 (水，电等) 清单

此外，请确保这些详细信息均显示在供应商协议中。

与供应商谈判

在雇用供应商时，您可以就某些要点进行谈判，尤其是随着您的经验和声誉的增长。通常，与供应商合作的频率越多，您可以合理地期望他们与您达成协议的余地就越大。考虑询问以下内容:

付款条件。尽可能低地获取所需的押金。另外，询问预付款 (即活动前全额付款) 折扣。

免费样品 (例如，品尝食物)。无论是在雇佣一个你不认识的供应商时，还是在你要求供应商正常服务风格之外­的东西时，这一点尤其重要。

免费额外费用。当你为供应商提供大量业务时，他们可能会被说服免费投入一些东西。例如，为大型活动提供装饰品和其他花卉布置的花店可­能会为贵宾提供免费花束。