ABC记录标准操作程序-以及为什么您的企业负担不起

每个企业 -- 无论大小，在线或离线 -- 都依赖于流程。这些可以是简单的，也可以是复杂的，但是大多数企业都吹嘘两者兼而有之。

在企业的早期阶段，执行关键任务流程 (直接和复杂) 的责任和必要的知识通常由创始人或小团队承担。虽然这种小规模在创业之初可能是不可避免的，但随着业务的发展，它很快就会成为一个障碍。

除非逐步记录流程，否则不仅会导致工作流效率下降，而且培训可能无法扩展，并且如果员工离开组织，他们可能会随身携带宝贵的机构知识。

这些是人力资源协会发现更换员工的成本相当于该职位工资的六到九个月的一些因素。同样，如果执行重要功能所需的专有技术取决于独立或小型团队，则随着业务的增长，成功复制该过程可能会变得越来越困难。

标准操作程序 (sop) 是一种广泛接受和实施的方法，用于记录执行重要业务功能所需的步骤。例如，考虑国际标准化组织 (ISO) 的宗旨。

ISO作为其全球质量管理标准 (ISO 9001:2015) 的一部分，要求公司维护文档信息 “以支持流程的运行”。

事实上，有了sop有助于业务流程可以大规模复制，因为这些流程甚至将最复杂的流程分解为易于遵循的增量步骤。让我们探讨一下实施sop如何使您的业务运行更加顺畅，并增加其价值。

保持简单。

虽然记录sop的方法会因业务而异，但经验法则是使它们尽可能简单。即使是最复杂的过程也可以分解为一系列步骤。一旦开始SOp工作，至关重要的是要牢记最终用户。使用语言和易于理解且易于遵循的格式。以下是三种常用的格式:

简单的清单: 正如我之前所探索的，拙劣的清单具有巨大的力量，可以通过使流程更具可复制性和效率来改变您的业务。为了记录sop，清单最适合具有十个步骤或更少步骤且不需要太多决策的流程。

分层检查表: Atul Gawande的《清单宣言》列出了对于更复杂的流程，个人需要采取的路线可能需要一些决策和澄清，或 “子步骤”。这是分层检查表可以很好地工作的地方。例如:

在这里，主要步骤按顺序完成，子步骤详细说明了成功完成主要步骤所需的增量操作。

流程图: 对于依赖于决策并具有各种结果的复杂过程，我发现流程图通常为创建有效的sop提供最佳解决方案。Creately是一个有用的工具，它提供了一个免费的工作流程流程图模板，设计时考虑了多个选项和结果，以帮助您入门。

从你的团队中收集知识。

不用说，对正在记录的过程的全面了解是创建有效的SOp的先决条件。企业回应的一种方式是让一个定期执行任务的人自己 (或她自己) 起草SOp。

可以在布局和格式方面提供指导，以保持整个组织的一致性。或者，如果一个人或一个团队负责编写sop，则此人应采访那些定期执行每个给定过程的人，以确保准确记录每个步骤。

SOp草案完成后，不熟悉该任务的团队成员应尝试仅使用SOp进行指导即可成功完成该任务。

如果这个人不能这样做，确定原因。即使步骤简单或看似不言而喻，也缺少步骤吗？某些步骤需要进一步照明吗？从不熟悉记录的每个过程的用户那里收集反馈对于创建有用且成功的sop至关重要。

利用软件工具。

毫不奇怪，存在无数的软件解决方案，旨在帮助流程系统化和sop开发。其中包括process Street，Sweet process和Confluence等。此类工具可以简化SOp流程，并有助于确保创建的过程在整个组织中遵循类似的方法。

这些工具还提供了一个中央存储库，多个团队成员可以访问sop并根据需要对其进行修改。

在途中，不要犹豫，在你的sop中包含视觉信息。对于在计算机上进行的过程，屏幕截图非常有效。视频也可以是一个强大的工具。(Thermopylae研究所报道人脑处理图像的速度比文本快60,000倍。)

织布机是一个功能强大的免费工具，可让您在计算机上以及通过网络摄像头创建动作视频，并可以同时录制音频。这使得创建视频sop变得快速简单。根据Loom的产品页面，视频增加了54% 的信息保留，因此在为SOp选择最有效的格式时，请不要低估视频的潜力。

受益于sop对估值的积极影响。

有效的sop不仅可以简化企业的运营效率; 他们还可以增加其价值。在确定数字业务的价值时，并购顾问会考虑数百个数据点。

从广义上讲，它们可以归结为三类: 可转让性，可伸缩性和可持续性。Sop到位可以对这三者产生积极影响。

彻底记录为业务提供动力的流程 (尤其是由所有者运营的流程)，使公司更容易转让给新所有者。拥有重要流程的分步指南，可以更轻松地聘请新员工或自由职业者来帮助企业实现规模。减少对所有者或任何独立员工的依赖对可持续性有有益的影响。

简而言之，sop可以减少所有者参与的需求。当我们建议出售数百个数字业务时，我们通常会发现 “被动收入” 通常是必不可少的卖点: 每周需要20小时或更少的业主时间的操作定期进行fetcha溢价估值。

最终想法

彻底记录通过有效使用sop为您的业务提供动力的流程，不仅有助于简化您的运营，而且可以对您的公司价值产生积极影响。

使用简单的清单，分层清单或流程图，并使用上面建议的软件工具，意味着您可以记录公司的重要流程并使其可复制。

通过这种方式，您将通过将业务置于潜在买家可及的范围内，对业务的未来进行明智的投资。